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Como a transformação digital impulsiona a sustentabilidade em condomínios?

Desde que começamos a ter mais consciência dos impactos negativos que geramos ao meio ambiente, pelo modo agressivo e descontrolado que o utilizamos para obter nossos recursos, houve a necessidade de se criar estratégias de desenvolvimento que tivessem como foco mitigar tais impactos, a fim atender as nossas necessidades atuais sem comprometer a capacidade das gerações futuras de suprirem suas próprias necessidades.

Não é raro observarmos condomínios que já utilizam práticas sustentáveis que visam melhorar o aproveitamento de energia e água, bem como o cuidado com o descarte do lixo. Em contrapartida, muitos condomínios ainda optam por gerir e arquivar os documentos fisicamente, o que gera um acúmulo – e gasto – imenso de papéis.

Se você não reusa, ao menos, reduza!

Para se ter uma noção, anualmente, um condomínio residencial ou comercial chega a produzir, em média, mil novos documentos. Muitos desses documentos, tais como as plantas do condomínio e documentos referentes aos funcionários e impostos, necessitam de ser arquivados por muito tempo e de modo seguro.

Mas será que ter um espaço físico para isso é a melhor alternativa?

Imagine precisar acessar um documento com urgência, procurá-lo em meio a vários outros documentos vai demandar um certo esforço e tempo, né?

E se acontecer algum incidente que leve o extravio desses documentos, será que haverá a possibilidade de conseguir uma segunda via?

A principal causa dos incêndios em residências, no perímetro urbano, está ligada a curtos-circuitos, causados por fiação velha e por sobrecarga de equipamentos ligados ao mesmo tempo.
Infiltração é um problema que danifica a estrutura da edificação,  aumenta os custos da conta de água, gera umidade que danifica os arquivos, além de proporcionar um ambiente perfeito para a proliferação de fungos (mofo), que traz prejuízos à saúde das pessoas.

ENTÃO QUAL SERIA UMA ALTERNATIVA MAIS SUSTENTÁVEL, SEGURA E EFICIENTE PARA GERIR OS DOCUMENTOS DO SEU CONDOMÍNIO?

Transformar o acervo de documentos impressos em arquivos digitais.

Você sabe o que é sustentabilidade digital?

Este é um conceito bem novo que possui, basicamente, duas faces: a abordagem sustentável de Tecnologia da Informação (TI) e as ações sustentáveis promovidas pelo uso da tecnologia digital. A primeira diz respeito a construir uma infraestrutura de TI de maneira mais racional, substituindo energias poluentes por fontes energéticas renováveis (solar, eólica, hidrelétrica…). A segunda diz respeito a ações que, mediadas pela tecnologia, passam a ser executadas de modo a gerar menos impacto ao meio ambiente. Um exemplo desse tipo de ação sustentável que a tecnologia nos proporcionou é o fato de hoje conseguirmos, através da internet, ter acesso a uma informação ou produto digital sem a necessidade de nos deslocarmos – e, consequentemente, emitirmos CO² através do transporte – para adquirir o que desejam. A internet revolucionou o modo como obtemos informações, pois ela nos possibilitou atender as nossas necessidades de conhecimento de modo ágil e, também, menos danosa ao ambiente.

O QUE A SUSTENTABILIDADE DIGITAL AGREGARIA A SEU CONDOMÍNIO?

  • Economizaria materiais e espaço

Com a digitalização de documentos o custo com impressões diminui bastante, consequentemente gera economia de papel, de tintas de impressora, xerox, fotocópias e até da eletricidade usada nesses equipamentos. Evitando, também, as impressões desnecessárias de arquivos que podem ser facilmente compartilhados e acessados por dispositivos móveis.

A informação que você precisa, a um clique de distância.

Além disso, as digitalizações ampliam a capacidade de armazenamento das informações ao passo que diminui a necessidade de um espaço físico para guardá-las, visto que as informações serão armazenadas no aparelho eletrônico (computador ou dispositivos móveis) ou em nuvem (computação em nuvem).

  • Possibilitaria um acesso mais restrito a informações

A partir da digitalização dos documentos é possível restringir o acesso às informações por cargos ou áreas, uma vez que tais documentos podem ser criptografados em um servidor mantido em local físico ou em nuvem, com segurança e com backup. Essa hierarquização protege documentos confidenciais e dá controle e rastreabilidade total ao administrador sobre quem e quando determinada informação foi consultada. Esse controle garante que o condomínio não perca dados importantes e que os processos sejam executados de forma cada vez mais eficiente.

  • Otimizaria o fluxo de informação

A utilização de documentos digitais também proporciona agilidade na execução dos serviços no condomínio, uma vez que aumenta a capacidade de atendimento das demandas e vazão dos processos. Tudo isso devido a facilidade de localizar os arquivos, bem como pela praticidade de leitura (computador ou dispositivos móveis). Além disso, oferece a total rastreabilidade das modificações posteriormente realizadas, garantindo maior controle desse processo.

  • Permitiria o desenvolvimento de uma cultura de gestão à vista

A facilidade ao acesso às informações também torna o compartilhamento de resultados, de dados de planejamento e outras informações relevantes para o condomínio mais acessível. Isso possibilita a administração adotar uma gestão à vista, estabelecendo uma boa comunicação com os colaboradores a fim de engajá-los para executar suas atividades com ainda mais eficiência.

Dashboard significa painel de controle. Nele você obtém suas principais métricas e indicadores de desempenho para fundamentar, em dados reais, suas tomadas de decisões.

COMO TER SUSTENTABILIDADE DIGITAL?

  • Armazenamento em Servidor Físico

Um servidor físico tem como objetivo armazenar e, também, distribuir arquivos na rede. Ele funciona como uma central de arquivamento de documentos, onde várias pessoas podem acessar e trocar informações. Esse é um modelo excelente para condomínios que necessitam de instalar mais de um sistema para atender a demanda dos diferentes setores, bem como possuem equipes grandes (mais de 25 pessoas) que precisam compartilhar informações. Em contrapartida, o principal problema está relacionado ao custo, tanto para aquisição de um servidor, quanto para implementação do sistema e para o suporte técnico especializado, o qual é necessário para garantir a segurança das informações. Além disso, a capacidade de armazenamento é limitada pela configuração do servidor adquirido, não havendo a possibilidade de expansão.

  • Armazenamento em Nuvem

A computação em nuvens (do inglês “cloud computing”) nos proporcionou a possibilidade de acessar arquivos, armazenar e executar diferentes tarefas pela internet. Isso quer dizer, você não precisa instalar aplicativos no seu computador para tudo, pois pode acessar diferentes serviços online para fazer o que precisa, já que os dados não se encontram em um computador específico, mas sim em uma rede (nuvem). Assim, a nuvem é uma outra opção para condomínios no que diz respeito a gestão e armazenamento de arquivos. Nesse modelo o principal benefício está relacionado ao custo, uma vez que o condomínio escolhe o plano de recorrência que melhor se adapta as suas necessidades e é possível fazer upgrade ou downgrade de espaço e capacidade de processamento se houver precisão. O armazenamento em nuvem ainda traz a vantagem de não precisar de manutenção, atualização ou configuração, e além disso a segurança dos dados também é de total responsabilidade do provedor contratado.  A principal desvantagem é que não permite a instalação de um sistema interno.

Atualmente existem inúmeras empresas que oferecem softwares e soluções de tecnologia por meio da internet, as chamadas SaaS – Software as a Service (Software como serviço). Com esse modelo, o seu condomínio pode ter acesso a uma plataforma personalizada, sem precisar instalar, manter ou atualizar programas. Para ter acesso e gerenciar seus arquivos só é necessário a conexão com a internet, loguin e senha.

POR QUE SEU CONDOMÍNIO DEVE SE PREOCUPAR EM SER DIGITALMENTE SUSTENTÁVEL?

No último ano tivemos que nos reinventar, pois a pandemia chegou pegando todo mundo de surpresa. Hoje já é nítida a mudança que esta gerou em nossas rotinas, relações pessoais e, principalmente, profissionais.

Com a necessidade do afastamento social, as empresas foram forçadas a implantar o trabalho remoto de uma hora para outra e os funcionários veem se desenvolvendo e procurando modos para serem produtivos mesmo estando em casa. Essa nova relação com o trabalho só é possível devido a facilidade do acesso e compartilhamento das informações antes só disponíveis fisicamente no ambiente de trabalho.

Nesse sentido, condomínios que dependem apenas da documentação em papel faz com que seus funcionários percam muitas horas de trabalho no esforço de manter, localizar, atualizar e compartilhar esses itens, bem como dificulta que o trabalho administrativo seja realizado remotamente. Além disso, a falta de um arquivamento digital coloca o condomínio em uma situação de vulnerabilidade quanto a qualquer tipo de desastre ou emergência que possa vir acontecer com o acervo físico.

Inclusive, o governo federal tem promulgado várias leis e regulamentações que dizem respeito ao uso de documentos por empresas (incluindo condomínios). Estes regulamentos dizem respeito a privacidade do cliente, responsabilidade financeira e métodos de manutenção de registros. Um exemplo importante é o eSocial, sistema online do governo federal para controle de obrigações trabalhistas, previdenciárias e fiscais. Portanto, os condomínios que perdem documentos originais e não possuem backups eletrônicos podem enfrentar sérias consequências – multas – por não conformidade.

Sendo assim, a sustentabilidade digital para os condomínios significa mais que preservar a natureza. É, também, facilitar a vida dos moradores e funcionário com acesso rápido a informações relevantes, é diminuir os custos operacionais e de materiais, bem como garantir ao representante legal (síndico) que os dados importantes do condomínio estejam bem protegidos.

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